マイナンバーを
極力社内に持ち込まない

「当社は社内にマイナンバーを極力持ち込まない」、それがグループ全体の大方針として最初にありました。

マイナンバー制度の導入当時、既にすかいらーくグループの従業員は正社員6千名、クルー（パート・アルバイト社員）9.6万名の計10万名を超える規模でした。一つの店舗では1～2名の社員と30～50名のクルーで運営しており、各店舗でマイナンバーを取り扱うことは現実的ではありません。グループ会社の規模や事情も様々で、すべての会社・業務部門に同一レベルでの対応を求めることは大きな負担となります。よって、当初からグループ全体でマイナンバー関連業務を一本化し、すかいらーく本体がグループ全体を統括して管理する方針を決めていました。

マイナンバー業務のすべてをアウトソーシングするという基本方針のもと、2015年7月に最初の委託先をA社に選定しました。大手SIベンダーや給与計算代行サービス会社など8社から、当社人事給与業務の理解度や業務の柔軟性を優位点として最終的に評価しました。

回収率向上の手立てに苦慮、
委託先の再選定へ

導入にあたっては、書類郵送の回収方式のみでも十分と考えていましたが、実際に収集が始まると想定の回収率にはなかなか届きませんでした。導入当初の行政側の混乱やマスコミ報道などからくる「制度に対する不安感」もさることながら、本人確認書類を郵送する方法が従業員にとって大きな負担となっていました。回収率を向上させるには、少なくとも従業員がコピーを用意したり、ポストに投函しに行く手間を省いて利便性を上げる必要がありました。解決策として、スマートフォン（以下、スマホ）利用による収集対応を急ぐようA社に依頼しましたが、当社が求めるスピード感での課題解決は期待できないことが明確になっていきました。

一方、個人事業主向けの支払調書対応も当初からの大きな課題として残っていました。当社の店舗は全国に3,000か所以上あり、その土地や建物には個人のオーナー様も多くいらっしゃいます。マイナンバーの収集が大変そうなことは当初から想定しており、オーナー様にご不便をおかけすることなく、迅速に手続きを進めることが不可欠でした。しかし、支払調書の特殊性を考慮した業務フローの作成に時間がかかり、対応に苦慮する日々が続きました。
このような状況を背景として、リスクヘッジのために委託先の再選定を具体的に検討開始したのが2016年の夏です。

スマホ利用などで
トータルの費用対効果を重視、
委託先の再選定へ

そうした状況のもと、2015年7月の委託先選定で提案を受けた会社を中心に再選定を行うこととしましたが、そのなかには既に事業から撤退しているところもあり、事業継続性も委託先を決めるうえで不可欠なポイントとなりました。加えて、ここまでの課題をふまえ、スマホによる収集がサービスとして運用にのっているか、個人事業主向けの支払調書対応についてサービスとして豊富な実績があるか、そして当初と比べて費用対効果が上がる要素があるか、などを委託先再選定の主なポイントとしました。そこで、前回最終候補まで残り、当社の状況にも精通していただいているNRI／DSBグループに真っ先に相談しました。

「きちんとした会社に出している」
という安心感

わたしたちは常々、従業員が安心して働ける環境づくりを目指しています。当社は学生の方にとって初めてのアルバイト先となることも多く、本人だけでなく親御さんやご家族の皆様にも安心感を与えられ、かつ従業員の方々には気持よく働いていただければ、と考えています。そのためにも、マイナンバーもきちんとした会社にお願いしている、という理解が得られるよう今後も努めていきます。